بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد



بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد

از جنبه کلان فرآیند، بودجه ‌بندی سیستمی برای تولید و تبادل اطلاعات امور مالی دولت است. برای تغییر و بهینه نمودن روش بودجه ریزی، لازم است که محتوای اطلاعاتی و ساختار اطلاعاتی آن را تغییر دهیم. برای تعیین بودجه و اجرای بودجـــه ‌بندی به منظور ارزیابی عملکرد ضروری است که اطلاعات مربوط به نتایج و دستاوردهای مورد نظر فعالیت های سازمان را در بودجه تعبیه نموده تا اطلاعات جدید و بهنگامی را به هزینه ‌های سازمان یا دولت پیوند دهیم.

برای درک بهتر چالش پیش روی بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد در سازمان باید آن را به سه مولفه زیرساختی، عملیاتی و مدیریتی تقسیم نمود. شرکت بهینه پردازان تازه ها از طریق طراحی و ارائه مدل منحصر بفرد مدل عمارت سازمانی، این سه بخش را بصورت یکپارچه برای سازمان مهیا نموده است.

بخش زیر ساخت : برای تجهیز سازمان به این ماژول ابتدا باید زیرساخت لازم در سازمان مهیا گردد.

• زیر ساخت تکنولوژی نرم و سخت افزاری (Software & Hardware Technologies Infrastructure) : مطابق با ماژول های اصلی و ماژول های فرعی مورد نیاز سازمان، تجهیزات و ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری می بایست در سازمان مهیا شده و استقرار یابند تا بتوانند از جریان ایجاد تا تحلیل و بهره برداری از داده و اطلاعات حمایت نمایند.

• زیر ساخت یکپارچه اطلاعات (Integrated Information Infrastructure) : داده های سازمان در قالب منابع اطلاعاتی عظیم و به هم مرتبط باید در قالب مخازن اطلاعاتی تحت مدیریت یک پایگاه اطلاعاتی مستقر یا ابری ایجاد گردد و در بدنه سازمان تحت حمایت ماژول های اصلی و فرعی ایجاد، اصلاح، حذف، مدیریت و ارزیابی گردند. این زیربخش از بخش اصلی زیرساخت وظیفه مدیریت داده های سازمانی را به عهده دارد.

• زیر ساخت یکپارچه ارتباطات (Integrated Communication Infrastructure) : سازمان بهره بردار از مدل عمارت سازمانی ملزم به تجهیز مهندسی فرآیند در کل بدنه سازمان است. این بدان معنی است که اجزاء تشکیل دهنده مهندسی فرآیند مانند برنامه ریزی استراتژیک، مدل اجرا و ارزیابی استراتژیک سازمان مهیا گردد. در مدل عمارت سازمانی، راهکارهای یکپارچه سازی ارتباطات سازمان بگونه طراحی و تعبیه شده است که علاوه بر صرفه جوئی در زمان و هزینه گاه هنگفت مدیریت استراتزیک و مهندسی فرآیند، این مرحله با سرعت باورنکردنی اجرا شده و سازمان را مجهز به زیرساخت یکپارچه ارتباطات سازمانی می نماید.

بخش عملیاتی : شش ماژول اصلی برای سازمان طراحی شده است که هریک دارای زیرسیستم و زیرماژول های مرتبط با ماژول های اصلی است.

• ستون یا ماژول اصلی سیستم هزینه ای : این ماژول حاوی سیستم ها و نرم افزارهای مرتبط با بخش هزینه ای سازمان است که کلیه عملیات داخلی هزینه ای سازمان را مدیریت می نماید و شامل سیستم هزینه یابی مبتنی بر فعالیت (Activity Based Costing) و مدیریت هزینه ها (Operational Cost Management) است.

• ماژول اصلی سیستم مدیریتی : این ماژول سیستم مدیریت بر مبتنی فعالیت (Activity Based Management) است که با استفاده از مدل بومی و ایرانی شده کارت امتیازی متوازن، میزان اجرای استراتژی های سازمان و میزان تحقق اهداف را در چهار حوزه یا منظر مالی، مشتری، فرآیندهای داخلی و توسعه و رشد و یادگیری از طریق پایش و ارزیابی شاخص های کارکردی و عملکردی بررسی نموده و داشبورد مدیریتی هوشمندی برای مدیران سازمان مهیا می نماید.

• ستون یا ماژول اصلی سیستم بودجه ای : این ماژول حاوی سیستم ها و نرم افزارهای مرتبط با بخش بودجه ریزی سازمان است که کلیه عملیات بودجه ریزی بر اساس اهداف و محرک های اصلی سازمان را مدیریت می نماید و شامل سیستم بودجه ریزی عملیاتی هدف گرا (Objective Operational Budgeting) و بودجه ریزی مبتنی بر فعالیت (Activity Based Budgeting) است.

• ستون یا ماژول اصلی سیستم عملکردی : این ماژول حاوی سیستم ها و نرم افزارهای مرتبط با بخش مدیریت عملکرد داخلی سازمان و تقسیم و کنترل بودجه ای وظایف و مسئولیت ها در سازمان است که تا کوچکترین و جزئی ترین فعالیت ها و وظایف سازمانی را از جنبه هزینه کرد بودجه تحت کنترل قرار می دهد و شامل سیستم مدیریت عملکرد یا رویکرد فعالیت هـــا (Operational Performance Management) و بودجــــه ریزی مبتنــــی بر عملکــــــــــرد تفصیــــلی (Performance Based Budgeting) است.

• ستون یا ماژول اصلی سیستم پیشگیرانه : این ماژول سیستم برنامه ریزی عملیاتی پیشگیرانــــــــــه (Operational Preventive Planning) است که مدیریت منابع و جلوگیری از ایجاد گلوگاههای عملیاتی است تا موسسات و نهادها و همچنین بنگاههای اقتصادی بتوانند بر منابع فیزیکی و غیر فیزیکی خود بدرستی مدیریت نمایند و قبل از ایجاد هر بحران یا کمبودی از جنبه مالی و اجرائی، آنها را مونیتورینگ و راهکارها و تصمیمات پیشگیرانه را اتخاذ نمایند.

• ماژول اصلی سیستم سود و زیان : این ماژول سیستم تحلیل سود و زیان (Operational Profitability Analysis) عملیاتی است. این سیستم که از محرک ها و مولفه های پشتیبانی از تصمیم گیری مدیریت بهره مند است به مدیران سازمان کمک می کند که قبل از رخداد ناگوار عملیاتی که موجب بروز زیان های عملیاتی گردد، عملکرد و روند عملیاتی نقاط و مراکزی که به موجب آن سود عملیاتی در حال کاهش است و یا نزدیک به زیان عملیاتی است شناسائی نموده و مکانیزم ها و راهکارهای جبران یا جلوگیری از آنها را پیشنهاد دهد.

بخش مدیریتی : به منظور حفاظت و حراست از سیستم ها، ماژول ها و عدم تخریب احتمالی آنها در روند تغییرات محیطی و فشار تهدیدهای محیطی و استفاده از فرصت های پیش رو، هر سیستم نرم افزاری نیاز به اسناد و مدارک و مستندات قابل دفاع داشته و هدف غائی آن ایجاد مدیریت دانش سازمانی است. سیستم های دستی و مکانیزم های مدیریت عمکرد بر پایه مدیریت بودجه و مدیریت هزینه و برآیند آنها یعنی مدیریت درآمد بگونه ای برای سازمان ها در این مدل عمارت سازمانی طراحی، آموزش و پشتیبانی می گردد که علاوه بر مدیریت اجرای استراتژیک سازمان (کارت امتیازی متوازن یا BSC) در صورت بروز هرگونه تغییرات محیطی و تغییرات بالادستی، سازمان در کمترین زمان ممکن بتواند سیستم ها، ماژول ها و بدنه اصلی عملکردی و بودجه ای و هزینه ای خود را با کمترین هدر رفت هزینه ای و زمانی، به روز رسانی نموده و آنها را با کمترین خطای احتمالی، منطبق با شرایط موجود سازد